Repasse conferido com nota
O relatório de cada marketplace é confrontado com as notas de venda e de devolução. A diferença aparece no fechamento do mês, não em uma fiscalização.
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Contabilidade para e-commerce e vendas em marketplace
Loja própria ou marketplace: a Barsan confere cada repasse com as notas emitidas, classifica os produtos para o ICMS de cada venda e fecha o estoque com o fiscal, para quem vende online para o país inteiro.
Em resumo
O que a contabilidade de uma loja virtual precisa fechar?
- Nota pelo valor da venda. A receita é o que o cliente pagou, e não o que o marketplace repassou depois das taxas.
- ICMS entre estados. Vender para fora do seu estado pode gerar imposto devido no destino, conforme o regime, o produto e o comprador.
- Substituição tributária. Produto com imposto já recolhido na origem é separado na apuração para não pagar duas vezes.
- Estoque e custo. Entradas e saídas precisam fechar com as notas, e o custo mostra a margem de cada canal.
- Simples ou Presumido. O Anexo I começa em 4%, mas a escolha depende do mix de produtos e de quem compra.
O que a contabilidade para e-commerce tem de diferente da de uma loja física?
A contabilidade para e-commerce lida com três coisas que a loja de rua quase não vê: venda para vários estados no mesmo dia, dinheiro que chega pelo marketplace já com descontos e estoque que gira sem balcão. Cada uma muda o imposto e precisa fechar com as notas emitidas.
A loja física vende para quem entra pela porta, e o ICMS fica no próprio estado. A loja virtual despacha no mesmo dia para vários estados, e cada venda interestadual segue uma regra própria: conforme o regime da empresa, o produto e o tipo de comprador, parte do imposto pode ser devida ao estado de quem recebe a mercadoria (legislação do ICMS de cada estado). A segunda diferença está no recebimento.
O marketplace desconta comissão, frete e anúncios e repassa o líquido, mas a nota fiscal é emitida pelo valor que o cliente pagou. A LC 123/2006 define a receita bruta do Simples Nacional como o produto da venda, sem as vendas canceladas e os descontos incondicionais. Comissão não é nenhum dos dois: é despesa.
Quem declara só o repasse omite receita, e as plataformas e os meios de pagamento informam as vendas ao fisco, que cruza esses dados com as notas emitidas.
Como a Barsan cuida da contabilidade de uma loja virtual?
A Barsan concilia os repasses de cada canal com as notas emitidas, classifica os produtos para o ICMS, acompanha estoque e custo e compara os regimes com os números da operação.
A base é a mesma da contabilidade para comércio: compra, venda, estoque e ICMS. O que a venda online acrescenta é a conciliação. Todo mês, o relatório do Mercado Livre, da Shopee, da Amazon ou da loja própria é confrontado com as notas de venda e de devolução. O que saiu sem nota aparece antes de virar diferença na apuração.
O cadastro de produtos vem junto. A classificação fiscal de cada item diz se ele está na substituição tributária e como a receita dele entra na guia. Com as notas de compra lançadas, o estoque fecha com o fiscal e o custo de cada produto mostra o que sobra depois de comissão, frete e imposto.
Produto classificado antes de vender
A classificação fiscal de cada item define se há substituição tributária e como a receita entra na guia do Simples.
Custo e margem por canal
Com compras e estoque lançados, você enxerga quanto sobra em cada canal depois de comissão, frete e imposto.
Simples no Anexo I ou Lucro Presumido: o que pesa na escolha de quem vende online?
Pesam o mix de produtos, a faixa de receita e o perfil de quem compra. O Anexo I do Simples começa em 4% e atende a maior parte das lojas pequenas.
Com muito produto em substituição tributária, receita alta ou venda para empresas que querem crédito de imposto, o Lucro Presumido entra na comparação.
No Simples Nacional, o comércio é tributado pelo Anexo I, com alíquota inicial de 4% e limite de R$ 4,8 milhões de receita por ano. A guia única já inclui o ICMS, mas há exceções que mudam a conta. Quando o produto está na substituição tributária, o imposto estadual foi recolhido antes, em geral pelo fabricante ou pelo importador, e a receita dele é informada em separado na apuração feita no Portal do Simples Nacional.
Quem não separa paga o ICMS duas vezes. Em faixas mais altas de receita, o ICMS sai da guia e passa a ser apurado à parte, pelas regras do estado. No Lucro Presumido, o ICMS é calculado por débito e crédito, as obrigações estaduais aumentam e o cliente que é empresa aproveita o crédito do imposto destacado na nota.
A Reforma Tributária mexe nesse quadro: o IBS substitui o ICMS aos poucos, 2026 é ano de teste e a transição vai até 2033, segundo o Ministério da Fazenda.
Como funciona o atendimento, passo a passo?
São quatro etapas, do primeiro contato à rotina mensal, todas por WhatsApp e documentos digitais.
- O primeiro contato é o Diagnóstico Inicial gratuito: você informa onde vende, o que vende e para quais estados mais envia.
- A Barsan revisa o cadastro fiscal dos produtos, o CNAE e o regime atual, e aponta imposto pago a mais ou risco de diferença.
- Regime e fluxo de notas são definidos com você: venda, devolução e remessa para centro de distribuição, quando houver.
- A cada mês, os repasses são conciliados, a guia sai com as receitas separadas e o fechamento chega com estoque e margem.
Perguntas frequentes
Vendo em marketplace. A nota fiscal é pelo valor da venda ou pelo valor que recebo?
Pelo valor da venda, isto é, o que o cliente pagou. A comissão do marketplace, o frete descontado e os anúncios são despesas da sua empresa e entram na contabilidade como custo de vender, não como redução da receita. Quem emite nota só sobre o repasse líquido declara menos do que vendeu, e a diferença aparece quando o fisco cruza as notas com as informações enviadas pelas plataformas.
Posso vender online como MEI?
Pode, enquanto a atividade estiver na lista do MEI e a receita ficar dentro do limite de R$ 81.000 por ano. O limite conta o valor total das vendas, e não o repasse depois das taxas do marketplace. Loja que cresce rápido costuma passar do teto no meio do ano. Nesse caso a empresa vira microempresa e, em geral, segue no Simples Nacional pelo Anexo I.
O que é substituição tributária e por que ela muda o imposto da minha loja?
É o regime em que o ICMS de toda a cadeia é recolhido de uma vez, em geral pelo fabricante ou pelo importador. O lojista compra o produto com o imposto já pago. No Simples Nacional, a receita desses itens é informada em separado, para que o ICMS não seja cobrado de novo na guia. Quais produtos entram depende da lista de cada estado, por isso a classificação fiscal do cadastro precisa estar certa.
Vendo para outros estados. Preciso pagar ICMS em cada um?
Depende do regime da empresa, do produto e de quem compra. Na venda a consumidor final de outro estado, a legislação do ICMS reparte o imposto com o estado de destino, e a regra de quem está no Simples Nacional é diferente da regra do Lucro Presumido. Quando o comprador é revendedor e o produto tem substituição tributária, pode haver guia antecipada para o estado dele. A Barsan mapeia os seus principais destinos antes de responder.
Uso o centro de distribuição do marketplace. Isso muda a contabilidade?
Muda. A mercadoria que sai do seu endereço para o centro de distribuição precisa de nota de remessa, e a que volta, de nota de retorno. Se o depósito fica em outro estado, pode ser exigida inscrição estadual lá, conforme a regra local e o modelo do marketplace. O estoque passa a existir em dois lugares, e o controle precisa mostrar o que está em cada um para o inventário fechar.
A Reforma Tributária muda o imposto do e-commerce?
Muda, aos poucos. A LC 214/2025 cria o IBS, de estados e municípios, e a CBS, federal, que substituem ICMS, ISS, PIS e Cofins. O ano de 2026 é de teste, e a transição vai até 2033. A empresa do Simples pode escolher recolher IBS e CBS por fora da guia única para gerar crédito ao cliente que é empresa, decisão que pesa para quem vende a outras lojas.
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